訪客管理系統(tǒng)（使用手冊）_匯欣品牌訪客系統(tǒng)
2016-8-19 14:34:10??????點擊：
訪客管理系統(tǒng)（使用手冊）_匯欣品牌訪客系統(tǒng)
軟件概述
本文簡要描述軟件支持的主要功能點。
2.配置
從開始菜單啟動配置工具。
輸入配置保護密碼（默認為vms），顯示如下配置界面。
獨占。表示系統(tǒng)啟動后本軟件將作為系統(tǒng)默認程序啟動，不再顯示任務欄開始菜單及WINDOWS桌面。
自動啟動。用戶登錄后軟件自動啟動。
注意即使設置為自動啟動，因為軟件默認是需要輸入密碼登錄的，因此僅配置自動啟動未必能夠自動進入程序界面。在保存密碼的情況下可以通過打開“高級選項-核心配置-門衛(wèi)版-自動登錄”實現(xiàn)自動登錄。
全屏模式。啟動軟件后軟件全屏。僅在開機自動啟動開關打開時有效。
注冊名稱。軟件注冊用戶或者公司的名稱。此項目可能由授權文件控制，不可自主修改。
版本類型。
網絡服務器，使用本機的SQL數據庫存儲信息，本機需要有固定IP地址，選擇此版本類型后需要填充本地固定IP地址及數據庫信息。使用網絡服務器后可以選擇將圖片文件存儲在數據庫或者服務器共享目錄，如果選擇存儲在服務器共享目錄，則配置工具會自動創(chuàng)建共享目錄。請在配置完成后確保在開始菜單-運行，輸入\\服務器IP地址\VMS_SHARE可以訪問共享目錄并有讀寫權限（可在其中新建文件）。
網絡客戶端，使用網絡上的服務器存儲信息，選擇此版本類型后需要填充服務器IP地址及數據庫信息。注意需要先安裝配置好網絡服務器并保證本機配置的網絡服務器IP地址正確，以及圖片存儲位置信息一致。
單機版本，使用本地ACCESS數據庫存儲信息。
圖片存儲目錄。ACCESS版本默認存儲在軟件安裝目錄中VMS_SHARE目錄下。網絡客戶端或者服務器版本可以選擇存儲在服務器共享目錄或者是SQL數據庫中。前者需要服務器在網絡上共享一個可讀寫的目錄（軟件自動設置），注意：使用共享目錄可能存在潛在的安全風險，后者使用數據庫存儲圖片信息，會占用服務器數據庫空間。注意：需要保證網絡上所有客戶端和服務器的此項選項保持一致。
打印配置。勾選后即會在訪客登記完成后提示打印訪客單。
提示。提示滯留客戶選項打開后會定時檢查超過預計離開時間（訪客登記時可設定的客戶最遲離開時間）未離開的客戶，如果存在此類客戶則會提示。年齡小于X歲提示可用于要求年齡大于X歲方可進入的場合。
數據庫配置。配置和管理數據庫信息。ACCESS版本默認數據庫和密碼為vms，填充后可點擊測試進行連接測試。
對于服務器版本，如果不是使用企業(yè)內部已經存在的一個數據庫服務器，則需要安裝MSSQL軟件，可以使用本系統(tǒng)附帶的MSDE2000，MSDE2000是靜默安裝，安裝完成后重新啟動系統(tǒng)，即可在任務通知欄看到圖標，表示安裝成功。安裝完成后默認管理員用戶名為sa，密碼是vms。
對于服務器版本，需要為軟件創(chuàng)建一個獨立的數據庫，填寫數據庫服務器的IP地址（在服務器版本上通常是本機的固定IP地址），以及要創(chuàng)建的數據庫名稱（任意，建議使用vms），用戶名（任意，建議使用vms），密碼（任意）后，點擊創(chuàng)建按鈕進行數據庫創(chuàng)建。創(chuàng)建過程中系統(tǒng)會提示用戶輸入管理員密碼。注意：如果指定名稱的數據庫或者用戶名已經存在，則可能提示創(chuàng)建失敗的信息。如果檢查到目標數據庫文件已經存在，則創(chuàng)建按鈕將變灰不可用，此時嘗試直接測試連接到此數據庫。
對于服務器版本，創(chuàng)建數據庫后，使用數據庫前需要對數據庫進行初始化，點擊初始化按鈕進行初始化操作，初始化操作會提示輸入前面創(chuàng)建的用戶的密碼。
對于客戶端版本，由管理員填寫服務器IP地址，在服務器上創(chuàng)建的數據庫的名稱，用戶名和密碼后，點擊測試按鈕進行測試。如果提示連接成功則表明配置成功。
在服務器上，可以通過備份和恢復按鈕實現(xiàn)數據庫的備份和恢復。
硬件配置。硬件配置指定使用的硬件。如果左邊列表為空，表示沒有安裝硬件支持包，請參考安裝手冊進行安裝。將左邊的列表中已經安裝的硬件支持包選擇到右邊即可使用相關的硬件。注意：退出配置工具后，正式啟動系統(tǒng)前還、需要連接好物理設備，否則系統(tǒng)可能會提示相關設備找不到。
高級選項。軟件系統(tǒng)的高級設置，僅可在我司技術支持工程師協(xié)助下或者由熟悉本系統(tǒng)的專業(yè)人員使用。
修改密碼。修改配置保護密碼。單獨啟動配置工具時要求輸入配置保護密碼。如果忘記密碼，可由管理員登錄軟件后，通過配置選項菜單直接進入配置工具進行修改。
文件系統(tǒng)。進入文件系統(tǒng)。
3.登錄
啟動系統(tǒng)，顯示上面的登錄界面。默認操作員為“管理員”，崗位為“終端”，管理員密碼為123456。
僅管理員可以選擇當前崗位，當管理員使用某種“崗位”登錄后，此軟件將被系統(tǒng)認為是用于某個“崗位”。如當管理員選擇“大門”登錄系統(tǒng)，則系統(tǒng)被認為是在大門使用，以后其它操作員登錄時，也只可使用“大門”崗位。
記住默認可以在登錄成功后將當前操作員密碼記錄在本機供下次使用。
關于按鈕將顯示幫助信息。
注意：強烈建議管理員在登錄后立即修改密碼。
登錄成功后，進入軟件主界面。
4.訪客
4.1.預約及來訪確認功能
預約來訪指由內部人員預約錄入即將到訪的人員信息向領導進行申請的操作，經領導審批通過后，預約生效。門衛(wèi)處操作員即可查詢到相關信息，刷證件進行來訪登記時，系統(tǒng)也會自動提示客戶是已經預約過的。
來訪確認是指在客戶來訪登記時，錄入客戶證件信息和選擇被訪問人后，可以向被訪問人發(fā)送一個通知，讓被訪問人決定是否允許來訪客戶登記。通?？梢酝ㄟ^網絡消息（要求被訪問人安裝客戶端軟件）或者短信的方式進行確認。
4.1.1.預約管理
預約管理支持查詢、創(chuàng)建、修改、提交、刪除預約記錄。
申請錄入人員點擊“創(chuàng)建”按鈕新建申請，完成后選中相應記錄，點擊“提交”按鈕提交審批。
管理員或者領導可以通過此界面對員工提交的預約進行審批或者馭回。
對于已經審批通過的人員，可以在訪客登記界面通過“選擇預約”按鈕調出并進行登記。
預約申請可通過電子郵件發(fā)送提醒給審批人員，具體配置參考“開始菜單-訪客管理系統(tǒng)-配置工具－高級選項”。
4.1.2.來訪確認
對于有管理權限的員工，可以啟動來訪確認界面，當登記機上有訪客請求訪客當前員工時，系統(tǒng)會顯示訪客登記的相關信息，員工可以通過此界面對訪客的訪問請求進行確認或者拒絕，以及輸入相關的理由。
系統(tǒng)在配套了相關設備的情況下，支持通過手機短信進行來訪確認操作。
4.2.訪客基本功能
4.2.1.訪客登記（綜合界面）
訪客登記是指對來訪的客戶進行登記，在系統(tǒng)中錄入登記相關的信息，如客戶詳細信息，來訪事由，預計離開時間，指定被訪問人，并可實時拍照以及登記攜帶的物品。來訪登記后通常會發(fā)放一個已經登記的憑證（如打印訪問單或者發(fā)訪客卡），來訪登記后客戶離開前通常要求進行離開登記，在系統(tǒng)中注銷本次登記操作。
通常來訪登記用于對外來人員進行管理，但系統(tǒng)也支持配置內部人員（機構配置中管理的人員）在訪客登記中進行出入登記操作，可用于一些重要區(qū)域的出入管理。
4.2.1.1.訪客信息錄入
4.2.1.1.1.手工錄入訪客信息
從證件類型下拉列表中選擇合適的證件類型，注意選擇以“手工錄入-”開頭的證件類型。如“手工錄入.二代身份證”。如果要求的證件類型不存在，則選擇“手工錄入.其它”，并且在附加信息欄中注明證件類型。
在其它欄目中輸入相關信息。
注意：此功能用于沒有配套的讀卡或掃描硬件支持的情況下，以及用戶卡故障等特殊情況下使用軟件，強烈建議配套使用二代身份證讀卡器具以及證件掃描儀工作，以提高效率。
4.2.1.1.2.二代證閱讀器讀取訪客證件
從證件類型下拉列表中選擇合適的證件類型，如“IDMR08讀卡.二代身份證”（僅當安裝了此讀卡器具并正常配置時有效），插入客戶的二代身份證，點擊“掃描”按鈕。系統(tǒng)將自動根據證件類型讀取證件信息并填充訪客基本信息區(qū)域的欄目。完成后操作員檢查信息以及照片是否正確，并填充其它欄目完成訪客登記。
注意：證件類型下拉列表中的證件類型與硬件及配置有關。詳情請參數硬件配置小節(jié)的功能說明。
當系統(tǒng)中安裝了二代證閱讀器時，如果菜單“系統(tǒng)”-“自動讀證”開關打開，則會自動的連續(xù)讀證，此時只用將二代身份證靠近讀卡器即可實現(xiàn)自動讀取來訪人信息。
4.2.1.1.3.證件掃描儀掃描訪客證件
從證件類型下拉列表中選擇合適的證件類型，如“IDMR08掃描.駕照”（僅當安裝了此讀卡器具并正常配置時有效），將客戶的駕照放入掃描儀，點擊“掃描”按鈕。系統(tǒng)將自動根據證件類型掃描識別證件信息并填充訪客基本信息區(qū)域的欄目。完成后操作員檢查信息以及照片是否正確，并填充其它欄目完成訪客登記。
注意：證件類型下拉列表中的證件類型與硬件及配置有關。詳情請參數硬件配置小節(jié)的功能說明。
4.2.1.1.4.從預約用戶中選擇來訪人
點擊“選擇預約按鈕”，從列出的預約用戶中選擇來訪人，并進行登記操作。注意：列表只顯示已經審批通過的預約用戶。
4.2.1.1.5.從歷史記錄中選擇來訪人
點擊“選擇歷史”，從列出的來訪歷史中選擇來方人，并進行登記操作。
4.2.1.2.訪客信息錄入擴展功能
4.2.1.2.1.訪客信息聯(lián)想
操作員手工錄入訪客信息頁面的基本信息區(qū)域中的姓名欄目以及/或證件號碼欄目后，按TAB鍵離開當前輸入的欄目時，系統(tǒng)會自動查詢歷史來訪記錄，如果查詢結果中與當前填充的姓名及證件號碼記錄匹配的記錄僅有一條時，將自動將此記錄的相關信息填充到訪客基本信息區(qū)域中。如果存在多條記錄，將自動彈出來訪歷史信息查詢界面，讓操作員在查詢出來的多條結果中選擇合適的記錄。如果所有記錄都不合適，可以點擊“取消”離開查詢界面。
4.2.1.2.2.自動提示訪客留言
如果當前訪客有留言，系統(tǒng)將自動提示并讓操作員確定是否刪除留言（即下次訪客到訪時是否仍然繼續(xù)提示）。
4.2.1.2.3.自動提示訪客是否在黑白名單中
如果當前訪客在黑名單或者白名單（即VIP用戶）中，系統(tǒng)將自動提示操作員。
4.2.1.2.4.批量來訪登記
對于多個訪客訪問同一被訪問人，刷多個二代身份證即可實現(xiàn)批量登記。或者手工錄入客戶信息后點擊“添加來訪人”按鈕。錄入的客戶列表可以選擇“客戶列表”選框進行查看。
4.2.1.3.其它訪問信息
?預計離開時間。填充本批訪客預計最晚離開時間，此時間將作為門禁系統(tǒng)有效時間的結束時間，也是客戶是否超期滯留的判斷條件。
?來訪事由。客戶來訪原因。
?車輛信息?？蛻舯敬蝸碓L使用的車輛信息。
?訪客卡號。填充本次將發(fā)放給來訪人的IC卡號，通常點擊“發(fā)卡”按鈕后通過設備讀取。門禁控制按鈕用于在有配套門禁系統(tǒng)時使用，用于選擇需要授權出入的門禁控制器。如果不選擇門禁控制器，將下發(fā)到“門禁配置”中“默認同步控制器列表”指定的控制器中。
?押金金額。記錄本次登記收取的押金。
?來訪人數。默認來訪人數為實際錄入的人員數量。如果填寫的來訪人數少于實際錄入人員數量，將以實際錄入人員數量為準。如果填寫的來訪人數多于實際錄入的人員數量，系統(tǒng)將認為存在一個人代表多人記錄的情況，并將多余的人數記錄在本批訪客的第一位的記錄上。
?備注。其它注釋信息。
4.2.1.4.接訪人信息輸入
在系統(tǒng)使用前，建議使用管理功能中的“小區(qū)配置”或者“機構配置”（前者用于物業(yè)小區(qū)管理，后者用于企業(yè)或者其它機構的管理）建立內部人員及機構信息。
4.2.1.4.1.快速定位接訪人信息
如果內部人員信息事先已經錄入到系統(tǒng)，可以在快速定位欄輸入被訪問人的拼音首字母，即可實現(xiàn)人員的快速定位。如張三，則輸入zs即可。也可以直接輸入姓名，如張三進行快速定位。
4.2.1.4.2.從組織中選擇接訪人
除了通過快速定位實現(xiàn)接訪人選擇外，可以直接從機構名稱列表中選擇接訪人所在機構，系統(tǒng)將自動查詢選擇機構下所有人員信息，再從姓名下拉列表中選擇相應人員即可。
4.2.1.4.3.手工錄入接訪人
對于系統(tǒng)中不存在的接訪人，可以直接錄入組織名稱及接訪人信息。系統(tǒng)將在登記成功后自動添加到數據庫中。
4.2.1.4.4.默認接訪人
對于管理要求不嚴格的場景，系統(tǒng)默認填充接訪人信息。
4.2.1.5.接訪人信息輸入擴展功能
4.2.1.5.1.接訪人信息聯(lián)想
如果接訪人信息事先已經錄入到系統(tǒng)，選擇接訪人機構及名稱后，其它信息如位置、電話、備注等系統(tǒng)將自動填充。
如果配置了自動拔號工具，可以點擊電話號碼右邊的按鈕自動拔打聯(lián)系人電話。
4.2.1.6.被訪問人確認
如果被訪問員工正在使用客戶端或者配備了短信發(fā)送設備，則可以向員工進行訪問確認。當填充完來訪客戶信息并進行拍照后，點擊“提交被訪人確認”按鈕，相關信息將發(fā)送到被訪問人終端電腦或者手機，被訪問人確認允許或者拒絕本次訪問，并可輸入相關理由或者原因。
注意：要求本次操作是選擇已經存在的員工而不是直接新錄入一個員工姓名，同時要求被訪問員工已經在員工終端上登錄并且打開了“來訪確認”界面，或者員工在系統(tǒng)中登記了手機號碼(用于短信確認)。
4.2.1.7.實時拍照
如果安裝了符合WINDOWS要求的攝像頭或者照相機，系統(tǒng)支持使用此設備拍攝客戶照片。進入“拍照”頁面，點擊“拍照”按鈕。將彈出按照界面，點擊“拍照”按鈕或即可實現(xiàn)拍照?？梢赃x擇“來源”按鈕對視頻硬件進行選擇，按“格式”按鈕對拍攝的格式或者大小進行選擇設置。點擊“退出”按鈕退出拍攝界面。
拍照完成后，拍攝的照片將在“拍照”頁面顯示，使用“處理”按鈕可以對圖片進行剪切和截取頭像。雙擊圖片可以打開原始圖片（注意：將使用圖片格式關聯(lián)的默認應用程序打開）。
4.2.1.8.攜帶物品登記
攜帶物品登記實現(xiàn)訪客物品的記錄，在攜帶物品頁面輸入類型、數量及備注信息后，點擊“確定”即可添加物品信息。選擇已經添加的物品信息，點擊“刪除”按鈕進行刪除。
4.2.1.9.打印訪問單
必要的信息填充完畢后，點擊“來訪登記”按鈕確定，將存儲相關數據，根據配置情況，系統(tǒng)將提示是否打開訪問單以及是否打印隨行單。
歡迎定制（訪客單樣式）
是否有上述提示窗口還取決于系統(tǒng)配置，請參考“管理-系統(tǒng)選項”中的“打印配置”功能說明。
4.2.1.10.發(fā)放訪客卡
系統(tǒng)支持三種類型的卡，一種員工卡（內部人員卡）兩種訪客卡（臨時訪客卡和長期訪客卡）。詳細信息參考卡片管理。
臨時訪客卡在訪客登記時進行發(fā)放。在“來訪登記”界面錄入訪客信息時，點擊讀卡或者輸入卡號，訪客登記操作完成后，臨時卡即與訪客綁定了，將臨時卡交給訪客即可。訪客離開登記時，系統(tǒng)會提示訪客持有臨時卡，請注意回收。
長期卡發(fā)卡有三種方式，一種跟臨時卡發(fā)卡一樣，在訪客登記界面，刷長期訪客卡即可發(fā)放。第二種方式是在“訪客－訪客查詢”界面中，選中訪問記錄，再點擊“訪客－長期卡”按鈕即可實現(xiàn)該記錄訪客的長期卡管理。第三種方式是在“管理-客戶管理”中，查詢出所有歷史來訪客戶后，選中要發(fā)卡的客戶，并在詳細信息頁面中選擇卡號旁邊的“管理”即可進入長期卡管理界面。
員工卡發(fā)卡，訪客系統(tǒng)主要針對訪客進行管理，但同時也對員工提供了基本的管理功能。員工卡發(fā)卡前也需要先在“管理－卡片管理”中添加相關卡片，然后在“管理－機構配置”中選中員工后，在其詳細信息頁面中管理卡片。
4.2.1.11.訪客離開
在右方（或者下方）的來訪人員列表中，單擊記錄即可在主界面顯示此記錄的詳細信息。選中記錄后點擊“離開登記”或者雙擊記錄，即可對訪客進行離開登記。
當自動讀卡打開時，可以直接刷訪客身份證進行離開登記。
注意：訪客列表僅限當天（或者配置指定的范圍內）的來訪人員，超過此范圍內的人員請使用“訪客查詢”功能查詢及處理。
注意：當選中來訪記錄后，主界面將顯示此記錄的詳細信息，此時“離開登記”按鈕可用（如果訪客未離開的話），“來訪登記”按鈕不可用，需要進行來訪登記，則要點擊“重置”按鈕退出詳細信息顯示狀態(tài)。
4.2.2.快速登記
對于持有員工卡或者長期訪客卡的登記者，系統(tǒng)實現(xiàn)了快速登記功能，點擊“功能－快速登記”按鈕，刷員工卡或者長期訪客卡后，即可實現(xiàn)登記操作。
4.2.3.快速離開
點擊“功能－快速離開”即可進入快速離開登記界面，快速離開支持所有卡片（員工卡、臨時訪客卡、長期訪客卡）以及根據訪客單條碼進行快速的離開登記。
4.2.4.滯留查詢
當滯留開關打開時（選項－系統(tǒng)選項－提示滯留客戶），可以點擊“滯留查詢”按鈕查看當前超過預計時間未離開的人員列表。
4.2.5.當日統(tǒng)計
統(tǒng)計當日進出的訪客信息。點擊“當日統(tǒng)計”中“標志所有人為已經離開”可以對當天所有未離開人員進行離開登記處理。
4.2.6.訪客查詢
進入查詢界面，可以根據以下信息或者任意組合進行訪客查詢。訪問單號：訪問單號全部或者后6位對應的數值。
是否已經離開
進入的崗位
離開的崗位
訪客所屬公司
訪客名稱
證件號碼
物品備注信息
接待公司名稱
接待人
來訪時間開始范圍
來訪時間結束范圍
各欄目支持模糊匹配，即在無法確定的情況下，可以不輸入任意欄目或者只輸入部分信息，如姓名只輸入“張”，也能夠查詢到“張三”的相應記錄。
4.2.7.查詢結果處理
當前顯示訪客查詢界面時，如果選中查詢界面中的查詢結果記錄，則查詢結果處理相關菜單可以使用。4.2.7.1.離開登記
在查詢結果中，選擇要登記離開的訪客，點擊菜單中的“離開記錄”圖標。如下圖：
注意：必須選中某條查詢結果記錄，“離開登記”按鈕才會生效。
4.2.7.2.重新打印
在查詢結果中，選擇要重新打印來訪單據的訪客，點擊“功能”菜單中的“打印”圖標。如下圖：
注意：必須選中某條查詢結果記錄，“打印”按鈕才會生效。
4.2.7.3.訪客黑白名單操作
在查詢結果中，選擇要設置黑白名單的訪客，點擊菜單中的“黑名單”，“重要”，或者“默認”圖標，將選擇的客戶標志為黑名單客戶或者重要（VIP、白名單）客戶，或者是恢復默認的級別。如下圖：
注意：必須選中某條查詢結果記錄，相關按鈕才會生效。
4.2.7.4.訪問歷史導出存檔
在查詢完成后，點擊菜單中的“存檔”圖標，將查詢出來的記錄導出為EXCEL文件存檔保存。如下圖：
系統(tǒng)將彈出對話框提示選擇目錄及導出的文件名，確定后即將查詢結果記錄導出到指定文件。您可以使用EXCEL或者文本文件編輯器打開查看導出的結果。
5.考勤
考勤模塊暫時只支持員工外出請假相關功能。
5.1.1.申請管理
員工可通過此功能進行請假申請，錄入申請后提交相關領導，領導申批通過后方可在請假外出名單中出現(xiàn)及進行操作。
5.1.2.出門管理
對外出人員進行操作，刷新將顯示最近某段時間所有有權限外出的人員，選中本次要外出的人員并添加到右邊列表，根據配置，此操作可能會要求對當前外出人員進行鑒權，如刷卡或者通過人工對比。本批所有人員選擇到右邊列表后，可以點擊“放行”按鈕在系統(tǒng)中放行。
注意：如果人員狀態(tài)不正常，可能在出門人員列表中不會顯示?？梢栽跈C構管理中檢查當前人員的位置屬性。只有在內部的人員才可能顯示在出門人員列表中，因此如果有必要，可以通過機構管理對人員的位置狀態(tài)進行設置。
5.1.3.進門管理
類似出門管理
6.驗證
6.1.出入驗證
出入驗證功能用于驗證員工或者訪客的合法性，同時根據配置，對于合法刷卡操作，可能聯(lián)動實現(xiàn)門禁開門功能。
啟動出入驗證后，系統(tǒng)會自動采集門禁控制器的刷卡記錄?？蓪崿F(xiàn)實時監(jiān)控人員出入情況，可實現(xiàn)訪客刷開離開后立即回收門禁權限。
6.2.風格配置
配置出入驗證界面的風格。
6.3.門禁配置
配置門禁系統(tǒng)信息，如門禁控制器板號，IP地址等。
7.系統(tǒng)
7.1.自動讀證
打開此開關后，系統(tǒng)將自動讀取證件信息并填充到訪客登記界面。
注意：自動讀證開關打開后，系統(tǒng)將長期占有設備，此時不要使用“重連設備”功能以及來訪登記界面的讀卡按鈕，以免相互搶占設備。
7.2.重連設備
重新連接設備，用于設備異常斷開后連接設備，可以避免重新啟動程序。
7.3.軟鍵盤
打開軟件鍵盤，用于觸摸屏操作時使用。
7.4.鎖定
暫時鎖定界面，需要輸入密碼解鎖。
7.5.退出
退出應用程序。
8.查看
8.1.確認監(jiān)控
顯示或者隱藏確認監(jiān)控對話框，確認監(jiān)控對話框顯示當前正在向員工進行來訪確認的記錄及進度信息。
8.2.車輛監(jiān)控
打開車輛監(jiān)控界面，實時監(jiān)控車輛進出及進行車牌號碼的識別。此功能需要相應的設備支持。
8.3.全屏顯示
進入或者退出全屏顯示。
8.4.左工具欄
顯示左側工具欄
9.管理
9.1.本地配置
9.1.1.小區(qū)配置
功能與機構配置類似，用于小區(qū)物業(yè)管理。
9.1.2.機構配置
在機構管理界面中，進入界面將顯示以軟件注冊的機構名稱為根的機構樹?？梢栽跈C構管理中進行如下操作：
添加機構
選擇待添加機構所屬父機構，輸入機構名稱，地址，電話及備注信息。點擊“添加機構”按鈕添加。
批量導入
軟件支持批量導入組織機構及內部員工信息。數據源文件可以是指定分隔符分隔的文本文件，或者在系統(tǒng)提供的模板EXCEL文件中預先填充好數據。注意：批量導入后建議重新啟動軟件以使所有數據能夠生效。
注意：系統(tǒng)支持根據工號檢索新導入記錄是否已經存在，已經存在的記錄則只進行更新。因此從外部系統(tǒng)（如企業(yè)OA或者人事管理系統(tǒng)）中導出數據時，請確保記錄的唯一標志（通常是工號）映射到本系統(tǒng)的工號字段。
?刪除機構
選擇待刪除機構，點擊“刪除”按鈕刪除機構。
?添加員工
選擇待添加員工所屬父機構，輸入員工名稱，地址，電話及備注信息。點擊“添加員工”按鈕添加。
?刪除員工
選擇待刪除員工，點擊“刪除”按鈕刪除員工。
9.1.3.崗位配置
崗位是指操作員工作的位置，通常以“正門”，“北門”等名稱加以區(qū)分。系統(tǒng)安裝后有默認崗位 “正門”，管理員可能進行添加和刪除。（注意，因為系統(tǒng)需要保證至少有一個崗位，因此需要先添加新崗位再刪除默認的“正門”崗位，否則將提示操作失敗。）
輸入崗位名稱及備注（如電話號碼），點擊“添加”按鈕即可添加崗位。選擇要刪除的記錄，點擊“刪除”按鈕即可刪除崗位。
9.1.4.角色權限
角色權限為系統(tǒng)中的權限進行打包，為賦予一個角色名稱。所有指定為此角色的人員即擁有角色下的所有權限。
角色下的權限可分為“菜單”，“功能”和“門禁”，“菜單”和“功能”表示被賦予此角色的操作員能夠使用指定的菜單和功能?！伴T禁”則表示擁有此角色的人員擁有通過出入某個門的權限。
默認情況下創(chuàng)建了“管理員”和“操作員”兩個角色?！肮芾韱T”擁有所有菜單和功能的權限，“操作員”擁有業(yè)務操作相關的菜單和功能權限。
如果系統(tǒng)與門禁控制器結合使用，通常會創(chuàng)建對應的角色，如創(chuàng)建“南塔客戶”角色并將南塔相關的門禁控制器的權限添加到此角色下，當客戶登記時，指定客戶為“南塔客戶”即可讓客戶擁有刷卡出入的權限。
進入角色權限菜單，輸入角色名稱后，點擊“添加角色”按鈕添加一個角色。選擇角色記錄后，點擊“維護角色權限”可以對角色下的權限進行添加刪除。選擇角色記錄后，點擊“刪除角色”按鈕刪除角色。
注意：刪除已經分配使用的角色將會影響到角色涉及到的所有人員。
9.1.5.用戶管理
用戶管理是對本軟件的操作員進行管理。為了方便管理，軟件支持一個系統(tǒng)管理員，系統(tǒng)管理員可能進行操作員管理及權限分配。
用戶管理支持創(chuàng)建和刪除操作員以及修改操作員密碼。普通操作員能夠自己修改自己的密碼，但不能修改別人的密碼或者創(chuàng)建其它操作員。
進入用戶管理界面，點擊“添加”按鈕創(chuàng)建操作員，在彈出的機構配置界面中選擇一個機構的內部人員，點擊確定后即將此人添加為操作員。
默認情況下新添加的操作員密碼是888888，新建的操作員沒有權限，需要在機構配置中使用角色配置按鈕為此人分配一個角色，從而讓此人擁有此角色對應的權限。
選擇已經存在的操作員，點擊“刪除”按鈕刪除操作員。或者“修改”按鈕修改操作員信息（普通操作員只能修改密碼）。
9.2.數據管理
9.2.1.客戶管理
客戶管理是對所有來訪客戶進行統(tǒng)一管理的界面。進入客戶管理后，點擊智能查詢按鈕查詢客戶信息?？梢栽谥悄懿樵儣l件中輸入客戶相關的信息，系統(tǒng)將根據輸入的內容進行模糊查詢，獲取與此條件相關的客戶記錄。
選擇要處理的客戶記錄，點擊“加入黑名單”，“加入重要客戶”，“恢復默認”，“編輯留言”使用相應功能?！凹尤牒诿麊巍?，“加入重要客戶”，“恢復默認”功能與“訪客查詢”中的“訪客黑白名單操作”功能一致。
軟件支持批量導入客戶信息。數據源文件可以是指定分隔符分隔的文本文件，或者在系統(tǒng)提供的模板EXCEL文件中預先填充好數據。
注意：批量導入后建議重新啟動軟件以使所有數據能夠生效。
9.2.2.日志管理
日志管理支持查詢某時間范圍內的用戶登錄退出情況。進入日志管理界面，選擇查詢開始結果時間，點擊“查詢”按鈕即可。
9.3.卡片管理
9.3.1.卡片管理
卡片管理負責管理系統(tǒng)的IC/ID卡片。包括員工卡（內部人員卡）臨時訪客卡和長期訪客卡。臨時訪客是指只進出一次的客戶。長期訪客是在某段時間需要多次進出的客戶。
從功能上講，卡片管理有功能有：添加卡片、查詢卡片、修改卡片。
添加卡片是指將新購買的卡片信息錄入到系統(tǒng)中，并選擇當前卡片的類型和狀態(tài)?？梢渣c擊讀卡從讀卡器獲取當前卡片信息，再修改各屬性值后點擊添加按鈕將卡片添加到系統(tǒng)。通過指讀卡按鈕，可以實現(xiàn)一次讀入多張卡片（重復讀取只算一張），修改屬性后，所有卡片將以相同的屬性添加到系統(tǒng)中。
查詢卡片可以查詢系統(tǒng)中所有卡片的類型、狀態(tài)、有效期、持有人信息等。選擇查詢結果后，當前記錄的屬性將顯示在各編輯框，修改后可以點擊更新將變化同步到數據庫。
修改卡片可以對卡片屬性進行修改。
9.3.2.異動查詢
異動管理可以查詢當前系統(tǒng)中卡片的變化情況。
9.3.3.刷卡查詢
刷卡查詢能夠查詢員工卡在訪客系統(tǒng)中登記進入和登記離開的信息。能夠查詢所有卡片在“出入驗證系統(tǒng)”上的刷卡歷史。
10.選項
10.1.1.系統(tǒng)選項
系統(tǒng)的配置信息，包括版本類型，打印控制，共享數據配置，數據庫配置，硬件配置等。
10.1.2.參數管理
系統(tǒng)的數據字典參數，供專業(yè)配置人員根據情況進行修改。
10.1.3.運行腳本
執(zhí)行數據庫升級腳本，僅限高級用戶使用。
11.其它功能
11.1.顯示或者不顯示左邊欄
將鼠標移至如下分界處，點擊并向左拖動左邊欄，直到其與應用程序的左邊框重合，程序將自動記住左邊欄的狀態(tài)，下次重新啟動后將看不到左邊欄。
如果需要顯示左邊欄，將鼠標移至應用程序的左邊框處，點擊并向右拖動即可將左邊欄顯示出來。
如果工具欄沒有顯示，請選中“查看”菜單中的“左工具欄”按鈕。
11.2.修改程序界面樣式
點擊菜單右側的樣式菜單，選擇要使用的應用程序樣式即可，應用程序會自動記憶當前使用的樣式，下次重新啟動后將應用新的樣式。
11.3.查看登錄及統(tǒng)計信息
應用程序狀態(tài)欄將顯示注冊機構，當前崗位，當前操作員，登錄時間，本次軟件啟動登記的來訪人數，來訪次數，離開人數，離開次數等信息。
11.4.關于幫助以及文檔
選擇“幫助”菜單，選擇“安裝手冊”，“使用手冊”，“授權協(xié)議”，“關于”。
11.5.發(fā)送短消息
打開左側邊欄（如何打開參考顯示或者不顯示左邊欄）選擇短消息發(fā)送平臺，如果未顯示出來，點擊展開即可看到。
此功能需要相應設備支持。
12.附錄1:常問問題
注意：部分問題說明請參考安裝手冊
12.1.程序啟動很久無法進入登錄界面
對于網絡版本，可能的原因是沒有配置數據庫或者與數據庫服務器的網絡連接有問題。請使用配置工具（開始菜單/程序/訪客管理系統(tǒng)/配置工具）修改數據庫配置并使用“測試連接配置”按鈕進行檢測。
12.2.程序啟動一直無法進入登錄界面
程序啟動無法顯示登錄界面，查詢任務管理器，存在VMS.exe進程。對于硬件狗版本，如果試用授權已經過期，試用授權沒有安裝成功，硬件狗運行環(huán)境沒有正確安裝，或者正式版本在本機或者網絡上沒有發(fā)現(xiàn)硬件狗，都可能導致此現(xiàn)象。
請檢查硬件狗服務進程hasplms.exe是否存在，如果不存在則表示硬件狗環(huán)境沒有安裝好。拔掉硬件狗重新插入，查看硬件狗燈是否點亮。如果是使用網絡上的硬件狗，除檢查硬件狗是否插好外，還可以嘗試拔出網線斷開網絡，稍候再重新連接上。
12.3.登錄界面輸入密碼后程序退出
如果您使用的是授權文件版本（與此對應的是硬件狗版本），可能是您的授權文件不存在，或者有錯誤，或者已經過期。請使用配置工具（開始菜單/程序/訪客管理系統(tǒng)/配置工具）指定合法的授權文件，或者聯(lián)系您的軟件提供商申請授權文件。
使用文本編輯工具(記事本)打開安裝目錄下license.dat文件，清除其中的MD5的值，即修改為如下內容
MD5=
重新啟動即會提示進行授權操作，可以根據相關提示生成注冊需要的信息，或者指定已經獲取到的授權文件。
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